C’est la première fois que vous partez à l’étranger pour un voyage d’affaires ? Vous allez partir à la rencontre de vos clients, de vos partenaires ou de vos fournisseurs ? Vous allez enchaîner les rendez-vous, les réunions et les conférences. Comment vous préparer à ce voyage ?
Quelles sont les formalités administratives ?
Lorsque vous vous apprêtez à partir à l’étranger pour un voyage d’affaires, vous devez vous assurer que vos papiers sont en règle. D’abord, vous avez besoin d’un passeport pour justifier votre identité et votre nationalité. Si vous n’avez pas de passeport, faites-en la demande auprès de la Mairie. Parmi les documents que vous devrez présenter, il y a la pièce d’identité. Celle-ci peut être une carte d’identité nationale ou une copie d’acte de naissance. A noter qu’aujourd’hui, faire la demande d’un acte de naissance dans la ville de Montpellier, de Marseille, etc. est facile grâce à Internet. Si vous disposez déjà d’un passeport, vérifiez qu’il est encore en cours de validité. Un passeport a une durée de validité de 10 ans. Lorsque vous partez à l’étranger, il faut qu’il soit valable au moins jusqu’à 6 mois après votre retour.
En fonction de la destination, vous pouvez avoir besoin d’un visa ou d’un e-visa. Cela dépend en partie de la durée du séjour. La demande de visa peut être gratuite ou payante selon le pays de destination. Le mieux est de vous renseigner au moins 2 mois avant le départ pour parer à toute éventualité. Enfin, renseignez-vous sur les informations utiles avant le départ comme le climat, les vaccins recommandés et le taux de change.
Quelles sont les réservations à faire ?
Une fois la date fixée, il faut commencer les réservations. Afin que votre voyage d’affaires se déroule à merveille, achetez à l’avance les billets d’avion ou de train, en fonction de la destination. Si vous devez vous déplacer de ville en ville ou même d’un pays à un autre durant le voyage, il faut également réserver les déplacements avant même le départ pour éviter de stresser sur place. Ensuite, réservez une chambre d’hôtel pour l’ensemble du séjour. Si vous devez tenir une réunion ou une conférence lors de ce voyage d’affaires, vous devez réserver le lieu, le matériel et le traiteur si c’est nécessaire.
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