Un événement d’entreprise désigne toute réunion organisée dans le cadre professionnel. Quelle que soit la nature de cette réunion, elle implique la présence des dirigeants de l’entreprise et de ses salariés, ou seulement de ses dirigeants ou uniquement de ses salariés. Certains événements sont ouverts au public (c’est souvent le cas des conférences), d’autres sont limités au seul personnel de l’entreprise. Il existe également des événements où les partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, administration publique…) sont conviés. L’élément fondamental d’un événement est la salle où elle se déroulera. Tant que vous n’avez pas de salle, ne vous occupez pas des autres détails de la préparation. La recherche d’une salle doit être votre priorité. Voici quelques informations qui vous aideront à mieux choisir la salle.
Un événement récréatif
C’est un after Works. C’est un team building. C’est un déjeuner entre les collègues d’un même service. C’est un cocktail pour fêter une occasion spéciale (le Nouvel An par exemple ou la 10e année d’existence de l’entreprise). L’événement d’entreprise à caractère récréatif exclut tous les sujets relatifs au travail. Les salariés sont là pour s’amuser, pour passer du bon temps, pour se détendre. Pour ce genre de rendez-vous, il est préférable de privatiser un bar ou un restaurant. Avant de chercher la salle qui vous convient, vous devez répondre aux questions qui suivent. Primo, combien serez-vous (déterminez à la fois le nombre minimum de personnes et le nombre maximum). Ensuite, voyez l’emplacement de la salle qui convient à la majorité des participants : en centre-ville, en retrait de la ville (à la campagne par exemple), en périphérie du centre-ville, un quartier bien précis… Puis, examinez le budget disponible. Pour cette question, n’oubliez pas de considérer le coût de la location de la salle par personne. Ce détail est important dans le cas où la participation de l’entreprise aux dépenses est limitée. Voyez aussi si vous avez besoin de plusieurs salles mitoyennes (nécessaire si vous prévoyez plusieurs activités) ou d’une salle unique dans laquelle tout le monde se regroupera. Autre question méritant votre attention, c’est celle de la restauration : souhaitez-vous que le responsable de la salle vous serve de la nourriture et des boissons ou préférez-vous en commander ailleurs ? Les autres critères ci-après sont également à considérer : besoin ou non de tables (avec sièges), besoin ou non d’une piste de danse et d’une scène, durée de l’événement et heure approximative de fin, type d’ambiance souhaitée (y compris le cadre et la décoration), besoin d’équipements spécifiques. Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, vous pouvez vous lancer à la recherche de la salle la plus adaptée à vos besoins.
Un séminaire/une conférence
Un séminaire d’entreprise est une réunion de travail (à distinguer de l’atelier de travail) à laquelle participe tout ou une partie du personnel de l’entreprise. Un séminaire d’entreprise se décline en différents types : le séminaire de travail (les participants sont les collègues d’un même service), le séminaire de direction (il concerne les cadres dirigeants), le séminaire de management (il est destiné à toutes les personnes qui gèrent une équipe au sein de l’entreprise), le séminaire d’intégration (seules sont présentes les nouvelles recrues), le séminaire commercial (il touche tous les salariés en charge du marketing et de la politique commerciale de l’entreprise). Les formations peuvent également être intégrées dans la catégorie des séminaires. La conférence, pour sa part, est organisée dans le cadre d’une stratégie de communication : présentation de nouveaux produits ou services, exposés des engagements sociaux et écologiques de l’entreprise, annonce de l’organisation d’œuvres caritatives, démentis d’une information à l’origine d’un scandale… etc. Pour l’organisation d’un séminaire et d’une conférence, il vaut mieux privilégier la salle de conférence. N’oubliez pas de réserver suffisamment tôt surtout lorsque vous organisez votre séminaire et votre conférence à une période où la plupart des entreprises s’y mettent (c’est le cas à la rentrée de septembre). Les séminaires et les conférences doivent être organisés dans des salles sobrement décorées. Ces salles doivent être bien isolées en plus d’être dotées d’équipements audiovisuels puissants et performants (vidéoprojecteur, micros, enceintes…). Veillez également à vérifier le confort du mobilier, surtout celui des chaises (ou fauteuils). N’oubliez jamais que durant un séminaire ou une conférence, les participants doivent souvent rester assis pendant des heures en plus de prendre des notes. Et, justement, la plupart des participants n’utilisent plus des blocs-notes papier. Ils se servent de leurs ordinateurs, de leurs tablettes, de dictaphones intégrés dans leurs Smartphones, des caméras de leurs téléphones. Cela signifie qu’il est important de vous assurer que la salle dispose d’installation permettant l’utilisation confortable de ces accessoires (par exemple : des prises pour charger les appareils). Accordez également une importance particulière à l’éclairage de la salle : la luminosité doit être réglable afin de l’adapter aux besoins de l’assistance et des personnes en charge des présentations.
À propos de l’auteur