Un centre de formation est toujours empli d’informations si bien que les responsables ont du mal à les gérer au fil du temps. Entre les factures des frais d’inscription des apprenants aux planning de chaque intervenant, en passant par la gestion du temps et des ressources du centre dans sa globalité, il est difficile d’assurer le bon fonctionnement du centre.Utiliser un logiciel permettant de centraliser et gérer toutes ces informations pourrait ainsi aider un centre à gagner en efficacité. Mais, quel logiciel choisir ?
A quoi sert réellement un progiciel ?
Il permet de gérer tous les aspects concernant le centre de formation. Il se veut avant tout multitâche pour gérer les différentes formations prodiguées par le centre, dont les formations initiales et les formations continues. Ensuite, il permet de gérer la relation client pour enregistrer toutes les inscriptions et l’évolution de chaque apprenant. Il permet de rester étroitement en contact avec les clients en éditant des courriers automatisés, des courriers personnalisés, des devis et des factures. Par ailleurs, vous pouvez simplifier vos tâches administratives et pédagogiques grâce à un tel logiciel. D’un côté, vous pouvez gérer les ressources humaines comprenant les congés et les absences des enseignants, le planning des formations, le traitement et le tirage des supports de cours. De l’autre côté, vous pouvez gérer le statut de chaque étudiant : inscription, assiduité, convocation aux examens et paiement des frais.
Atouts et limites d’un progiciel
Aussi prometteur qu’il soit, le logiciel pour centre de formation présente des atouts et des limites. D’abord, il permet de gagner du temps en automatisant la plupart des tâches administratives et pédagogiques. Il améliore la visualisation du tableau de bord et du planning pour mieux s’organiser entre formateurs. Il assure une gestion commerciale percutante et réactive que ce soit pour les frais de scolarité ou pour les salaires des enseignants. Il garantit un travail collaboratif plus dynamique durant les formations. Il devient plus facile d’établir des bilans pédagogiques par classe ou par apprenant. Enfin,le logiciel vous permet de gagner en notoriété et en crédibilité auprès de vos clients et vos partenaires. Toutefois, ce progiciel souffre de quelques limites. La conception des cours, principalement la présentation, n’excelle pas plus que celle d’un tableur Excel et d’un diaporama Powerpoint.
Que choisir entre logiciel interne et logiciel SaaS ?
Le logiciel en Saas se présente toujours comme une meilleure alternative pour entretenir une relation de proximité avec vos clients. Vous pouvez ainsi offrir une assistance à distance et à temps plein. Mais, si vous travaillez sur des sujets ou informations délicates, il vaut mieux se tourner vers un logiciel en interne. Toutes vos informations restent alors dans votre serveur. Quel que soit votre choix, vous avez plusieurs logiciels à votre portée sur le marché. Vous pouvez tester le CrossKnowledge Learning Suite, une plateforme de gestion de la formation très prisée de nos jours. Vous avez ensuite nomaform, une application en ligne appréciée sa facilité d’utilisation. Cependant, le plus performant reste Alcuin, un logiciel pour centre de formation est idéal non seulement pour gérer vos tâches administratives et pédagogiques, mais également pour créer un catalogue de formation plus attractif.
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