Ce n’est pas parce qu’un lieu est à la mode ou récent qu’il conviendra forcément à votre événement. Rigueur et réflexion sont nécessaires au moment du choix de la salle, car l’affluence en dépendra en partie. Voici 5 critères de choix que vous pouvez adopter lorsque vous aurez à décider du choix de l’endroit qui accueillera la manifestation que vous prévoyez d’organiser dans le cadre professionnel.
Premier critère : l’emplacement et le type de fréquentation
L’emplacement dépendra de vos cibles, mais aussi du nombre de personnes que vous souhaitez voir à votre événement. Il est clair que si vous visez un grand nombre de participants, il vaut mieux jeter votre dévolu sur un lieu facilement accessible, aussi bien pour ceux qui utilisent les transports en commun que ceux qui circulent avec leur propre moyen (vélo, moto, voiture particulière…). Sachez, par exemple, que le centre de congrès de Lausanne répond à cette exigence. Donc, avant de statuer sur l’emplacement, commencez par définir vos cibles et à lister leurs spécificités. Par exemple, s’ils résident ou travaillent dans leur grande majorité dans une région précise de la ville, c’est donc dans cette région-là que vous devriez chercher votre salle.
Deuxième critère : la capacité
Une des grosses erreurs à ne surtout pas commettre, c’est d’opter une salle trop petite pour recevoir tous les participants : bonjour la bousculade, l’énervement, voire les accidents. Au final, vos hôtes vont beaucoup plus se concentrer sur l’inconfort que sur l’objet de l’événement. Ils se souviendront de vous comme d’un « problème d’organisation » plutôt que comme l’organisateur d’un magnifique événement professionnel réussi et mémorable. Si la salle ne doit pas être trop petite, elle ne doit pas non plus être trop vaste. En effet, les participants auront l’impression qu’il y a eu peu de monde, et feront la conclusion que vous avez été incapable de susciter l’enthousiasme du public. Comment faire ? Surestimez la capacité de la salle. Par exemple, si vous avez 75 invités, optez pour une salle pouvant accueillir 100 personnes.
Troisième critère : le prix de la location
Le bon sens voudrait que le prix de la location s’accorde avec votre budget. Ne cherchez pas à dépasser le montant du budget alloué à la salle sous peine de déséquilibrer toute la finance consacrée à l’organisation de l’événement. Vous pouvez toujours négocier auprès des gérants de la salle pour obtenir une petite réduction.
Quatrième critère : les infrastructures et les installations disponibles
Soyez attentif à la sono, mais aussi à la ventilation (ou au système de chauffage) ainsi qu’à la luminosité. Vos invités doivent pouvoir bien entendre ce qu’il se dit au micro, ils ne doivent ni avoir trop chaud ni avoir froid. Vérifiez également l’état des toilettes, la plomberie, l’état des installations électriques.
Cinquième critère : l’architecture
C’est facultatif, mais cela apporte un plus à l’image de votre événement. L’architecture et le cadre contribuent à l’attrait de la manifestation dont vous avez la charge de l’organisation. Ces éléments vous seront utiles lors de la communication.
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